4. Le traitement de texte

Les premiers logiciels de traitement de texte étaient rudimentaires et ne servaient pratiquement qu'à entrer du texte pour l'enregistrer. Aujourd'hui, ils vont beaucoup plus loin. Vous pouvez taper une lettre ou un rapport et changer des mots, déplacer des blocs de texte à votre convenance, etc. Les logiciels de traitement de texte modernes vont jusqu'à compter les mots, vérifier l'orthographe et la grammaire, créer automatiquement table des matières et table d'index.

L'avantage de logiciels tels que Microsoft Word ou WordPerfect sous Windows est que ces logiciels affichent sur l'écran ce que vous obtiendrez à l'impression. Cette caractéristique est appelée WYSIWYG (What You See Is What You Get). Ces programmes, conçus pour être pilotés à la souris sont, de ce fait, très faciles d'emploi.

Si, par exemple, vous souhaitez mettre en italique une portion de texte, il suffit de la sélectionner à la souris, puis de cliquer sur le bouton Italique dans la barre d'outils (zone en dessus de la règle). Le WYSIWYG vous permettra de tout contrôler de visu avant d'envoyer le document à l'imprimante.

4.1 Fonctions principales

Parmi les fonctions principales des logiciels de traitement de texte, on trouve :

• La frappe au kilomètre : le texte est saisi sans se soucier des fins de lignes. Lorsqu'un mot dépasse la marge de droite, il est automatiquement placé au début de la ligne suivante.

• La mise en forme des paragraphes : on peut modifier l'alignement (gauche, centré, droit, justifié) d'un paragraphe par rapport aux marges du document, ce qui lui donne un aspect visuel différent suivant les cas.

• Les attributs de caractères : l'utilisateur peut modifier les attributs typographiques de son texte tels que le gras, l'italique, le souligné, le barré, le mode indice, tout en majuscule, etc.

• Le déplacement et la suppression de blocs de texte : on peut très facilement réorganiser un texte en déplaçant ou en supprimant des blocs entiers de texte.

• La pagination : le texte est découpé automatiquement en pages en fonction du périphérique d'impression, du choix de l'orientation (portrait -A4 hauteur- ou paysage -A4 largeur-) et des marges choisies.

• L'insertion de graphiques ou d'images : l'insertion de pictogrammes, d'images scannées ou photographiées, de graphiques, etc est devenu un jeu d'enfants.

• La correction orthographique : il n'existe plus un seul logiciel de traitement de texte qui ne permette la correction automatique des fautes d'orthographe (même dans plusieurs langues). Certains sont même capables de corriger la grammaire, de proposer des synonymes, etc.

4.2 Fonctions avancées

Il existe des logiciels de traitement de texte (tel que Word pour Windows) qui intègrent des fonctions avancées dans le domaine de la PAO (Publication Assistée par Ordinateur). Parmi ces fonctions (qui sont loin d'être exhaustives), citons :

• Les modèles et feuilles de styles : un modèle permet de mémoriser le squelette (avec ou sans texte) d'un document; les feuilles de style mémorisent le type de paragraphe, d’une partie de texte, etc.

• Le texte sur plusieurs colonnes : on peut ainsi réaliser de petits journaux d'entreprises, etc.

• Les lettrines : permettent de démarrer un paragraphe avec une lettre plus grande.

• Les tableaux : l'insertion et la présentation de tableaux avec cadre et ombrage sont grandement facilitées grâce à des options performantes. On peut même directement calculer à l'intérieur des cellules d'un tableau, sans passer par un logiciel tableur.

• Le mode plan avec génération d'une table des matières : permet de créer d'abord un plan d'un long document, puis d'insérer le texte dans chaque partie de ce plan et finalement de créer une table des matières de tout le document.

• La génération d'une table d'index : permet de créer une table d’index en fin de document avec des mots clés que vous choisissez librement.

4.3 Format général d'une page de texte

Avant de commencer la saisie d’un texte sur un ordinateur, il faut d’abord penser à différents critères qui sont :

• le format du papier (A4, A5, enveloppe, etc);
• l’orientation de ou des pages;
• les marges à l’impression;
• les entêtes et pieds de page;
• le ou les types d’écritures (polices) à utiliser;
• les types de paragraphes à utiliser (libres ou mémorisés dans des styles);
• etc.

Sous Word, la plupart des paramètres de mise en page sont accessibles via le menu Fichier / Mise en page...

4.4 Polices et attributs de caractères

Il en existe des milliers et les professionnels des arts graphiques ont appris à les classifier et à les utiliser à bon escient. Par exemple, l'une des classifications (car il en existe plusieurs) distingue les polices appelées :

Au collège et pour simplifier, nous utiliserons l’écriture Times New Roman pour tout ce qui est texte littéraire et l’écriture Arial (sans empattement) pour ce qui demande un certain « modernisme » (pour des titres par exemple).

Important : 

La taille (hauteur) d'une police s'exprime en points typographiques (pt). Un point correspond à 1/72 de pouce, soit 25.4 mm divisé par 72, ce qui donne 0.3528 mm. En simplifiant, nous dirons donc que :

1 pt = 1/3 mm ou que 1 mm = 3 pt.

L'écriture standard utilisée généralement pour un texte est de 12 pt (4.23 mm). Dans cette distance sont compris un ou plusieurs points pour l'espacement vertical entre les lignes de texte. Donc, si l'on désire calculer la taille d'une police exprimée en pt à partir d'une hauteur de lettre majuscule donnée en mm, il faut trouver une règle empirique qui tienne compte de cet espacement. Un bon résultat est obtenu avec :

taille pt = hauteur lettre majuscule en mm * 4 pt/mm

... au lieu des 3 pt/mm s'il n'y avait pas d'espacement entre les lignes de texte.

Exemple : vous désirez imprimer un titre qui fasse assez précisément 20 mm de haut. Vous devez donc choisir une police de 20mm x 4 pt/mm = 80 pt.

Les attributs les plus connus sont :

4.5 L'unité de base d'un texte : le paragraphe

Le paragraphe constitue l’unité de base de tout logiciel de traitement de texte. Il est constitué d’une suite de mots qui peuvent donc représenter une ou plusieurs lignes de texte.

Les mots d’un paragraphe sont séparés par des espaces ou des caractères de tabulation. La fin du paragraphe est déterminée par une marque insérée automatiquement après la frappe sur la touche return (entrée en français). Dans la plupart des logiciels de traitement de texte, ce caractère normalement invisible peut être visualisé et correspond par exemple sous Word au signe ¶.

Tout logiciel de traitement de texte offre des options d’alignement d’un paragraphe qui permettent d’en contrôler l’aspect visuel :

Sous Word, ce sont les 4 outils qui permettent de modifier l’alignement d’un paragraphe. On peut encore agir sur l’aspect visuel d’un paragraphe en modifiant les options de retraits de ce paragraphe. Les retraits sont surtout utilisés pour mettre en évidence le début d’un paragraphe ou pour réaliser des énumérations. Toujours sous Word, les retraits sont manipulables depuis la règle, en déplaçant à la souris les petits triangles de gauche et droite ou le petit rectangle de gauche :

Sur la gauche, le triangle du haut correspond au retrait de la première ligne du paragraphe, le triangle du bas correspondant aux autres lignes du paragraphe. Le rectangle permet de modifier en même temps ces deux paramètres (1^ère ligne + les lignes suivantes). Le triangle de droite agit sur le retrait droite de toutes les lignes d’un paragraphe.

Si l’on désire modifier la présentation de plusieurs paragraphes à la fois, il faut d’abord effectuer une sélection de ces paragraphes à la souris.

4.6 Sélection de texte ou d'image à l'aide de la souris (Word)

4.7 Bordures, filets, trames, etc.

En plus des attributs de caractères ou de paragraphes, on peut mettre en évidence un texte, un graphique, etc, grâce à des filets (traits de grandeurs et styles différents), des bordures ou encore avec des trames (zones grisées, hachurées ou en couleur).

Dans Word 97, il suffit de sélectionner l'élément à encadrer (un mot, une ligne, un paragraphe, etc), puis d'appeler le menu Format / Bordure et trame pour effectuer ce travail. A l'aide du bouton Options présent dans la boîte de dialogue, vous pouvez spécifier la distance au texte en points typographiques (pt) ou en millimètres (mm).

A noter que Word 97 permet aussi de créer des bordures de page très facilement.