6. Les bases de données

Une base de données contient un ensemble de tables (genre de fichiers internes), où chaque table contient des informations de même nature. Par exemple, les livres disponibles auprès de la BCU (Bibliothèque Cantonal Universitaire) sont contenus dans une base de données accessible par Internet. L'exemple ci-dessous montre une partie de la base de données gérée par le collège St-Michel pour son administration :

Des relations (liens) complexes peuvent être créées entre les tables. Par exemple, la table des factures envoyées utilisera le code d’identification de l’élève pour récupérer l’adresse des parents dans le fichier des élèves. On utilise des programmes de gestion de bases de données relationnelles (Access, Dbase, etc.) pour traiter des structures aussi complexes. On parle plutôt de programmes de gestion de fichiers (par exemple pour Works « l’intégré ») pour des logiciels qui souvent ne savent gérer qu’un fichier à la fois.

6.1 Définitions

On appelle SGBD (Systèmes de Gestion de Bases de Données) les programmes qui permettent l'exploitation de grandes quantités de données.

Une base de données est constituée de tables (fichiers internes) connectées entre elles par des liens qui permettent la recherche rapide d'informations à travers toute la base de données. Une base de données Access par exemple correspond à un seul fichier (avec l'extension .MDB) et contient une ou plusieurs tables. La base de données peut également contenir des formulaires (sorte de fi-ches permettant la saisie et la modification de l'information), ainsi que des procédures (macros) de traitement des données et des états (modèles d'impression).

Un enregistrement contient toutes les informations d'une fiche (contenu d'un formulaire) stockée dans une table. Chaque information de l'enregistrement est identifiée par un nom de champ. On distinguera par exemple dans une table « adresses », les champs « nom », « prénom », « rue », « n° postal », « lieu », etc.

Les informaticiens utilisent également fréquemment les termes anglais de record et de field pour désigner respectivement un enregistrement et un champ.

6.2 Les différents types de champs

Pour permettre un traitement plus efficace des données, un SGBD permet généralement l’introduction (dans les champs prévus à cet effet) de données de types différents :

• alphanumérique; ce type de champ permet l’introduction de données contenant à la fois des lettres et des chiffres et même des signes de ponctuations.

• numérique; un champ de ce type permet uniquement l’introduction de nombres (avec les signes + et - et le point décimal) ou éventuellement contiendra une formule portant sur d’autres champs et dont le résultat sera également un nombre.

• date; ce type de champ n’acceptera que des dates valides. Le format d’introduction est différent suivant les pays. Pour l’Europe, une date s’introduit normalement dans le format JJ/MM/AA où JJ représente le jour, MM le mois et AA l’année.

• logique; ce type de champ permet de stocker uniquement les valeurs VRAI (TRUE en anglais) ou FAUX (FALSE en anglais). Dans le logiciel Microsoft Works, la valeur VRAI est représentée par le chiffre 1 et FAUX par le chiffre 0.

6.3 Caractéristiques d'un SGBD

Comme nous l’avons déjà dit, un SGBD permet le traitement et l’exploitation de grandes quantités de données. Le traitement informatique permet surtout des recherches rapides à travers les informations, mais il y a d’autres caractéristiques intéressantes :

• le tri; tout SGBD permet de trier les données selon un ou plusieurs critères (le module « base de données » de Microsoft Works permet par exemple de trier les informations sur 3 critères différents cumulés). Pour un fichier contenant une liste de vos CD musicaux, on pourrait par exemple trier les CD par genre (jazz, classique, rock, etc.), puis par auteur et finalement par année de parution du CD. Le tri peut toujours se faire par ordre croissant ou décroissant.

• la recherche et le filtrage; il est toujours intéressant de pouvoir rechercher puis afficher (ou imprimer) une sélection d’enregistrements. Pour l’exemple des CD, une recherche avec filtrage permettrait par exemple d’afficher uniquement les CD de rock sorties depuis 1990.

• l’impression d’états (requêtes); on entend par-là l’impression d’extraits de la base de données et dont la préparation (les caractéristiques du document imprimé) a été stockée sous un nom déterminé. Sous les colonnes d’informations du document imprimé, on peut également calculer de petites statistiques telle une somme, une moyenne, un écart type, etc.

• l’impression d’étiquettes.